Zum Inhalt springen
Entwicklung & Hosting in Deutschland Doculoud AI

Ihre Dokumente.
Jetzt mit eingebautem Wissen.

Doculoud verbindet sicheres Dokumentenmanagement mit künstlicher Intelligenz. Finden Sie Informationen in Sekunden, fassen Sie umfangreiche Dokumente zusammen und stellen Sie Fragen direkt an Ihre Unterlagen – ohne Ihre Daten um die Welt zu schicken.

14 Tage kostenlos testen Doculoud AI entdecken
Geschützte KI-Verarbeitung

Geschäftsbericht_2025.pdf

248 Seiten · OCR verarbeitet

Geschäftsbericht 2025

Doculoud AI

Antworten aus Ihrem Dokument

Analyse bereit

Kurz zusammengefasst

Umsatz und operative Marge entwickeln sich positiv. Als wesentliche Risikofelder nennt der Bericht Marktveränderungen, Lieferketten und regulatorische Anforderungen.

Ihre Frage

Welche wesentlichen Risiken werden genannt?

Antwort aus dem Dokument

Vor allem Markt-, Lieferketten- und regulatorische Risiken sowie Abhängigkeiten in einzelnen Beschaffungsmärkten.

Grundlage: Dokumentinhalt
Datenschutz ist Teil der KI – nicht nur ein Zusatz.
Datenstandort KI-Verarbeitung in Deutschland Ihre KI-Daten werden in deutschen Rechenzentren verarbeitet.
Keine Verwertung Kein Training mit Ihren Daten Prompts und Dokumente werden nicht zum Trainieren der Modelle verwendet.
Zugriffsschutz Geschützt in Doculoud Mandantentrennung und Ihre bestehenden Berechtigungen bleiben maßgeblich.
Flexible Erfassung

Dokumente erfassen – so einfach wie nie.

Vom Webupload bis zur REST-API: Doculoud passt sich Ihren bestehenden Arbeitsabläufen an und bündelt alle Dokumente in einem zentralen Archiv.

Webupload

Einzelne Dokumente oder große Mengen direkt im Browser hochladen.

Single & Bulk

Mobile App

Dokumente unterwegs fotografieren, erfassen und direkt archivieren.

iOS & Android

E-Mail-Eingang

E-Mails und Anhänge automatisch aus angebundenen Postfächern übernehmen.

Postfach-Anbindung

DocuLoader

Lokale Verzeichnisse überwachen und Dateien automatisch übertragen.

Windows & macOS

DocuTag

Dokumente direkt am Arbeitsplatz klassifizieren und verschlagworten.

Windows & macOS

REST-API

Doculoud sicher in vorhandene Anwendungen und Prozesse integrieren.

Individuelle Anbindung
Doculoud AI

Dokumente nicht nur speichern.
Sondern verstehen.

Doculoud AI bringt künstliche Intelligenz direkt in Ihre Dokumentenverwaltung. Statt lange Dokumente vollständig zu lesen, erhalten Sie kompakte Zusammenfassungen und können gezielte Fragen zum vorhandenen Inhalt stellen.

Zusammenfassen

Auch umfangreiche Dokumente kompakt erfassen.

Dokumente befragen

Gezielte Fragen direkt zum Dokumentinhalt stellen.

Wissen finden

Relevante Informationen schneller nutzbar machen.

Mietvertrag_Gewerbefläche.pdf

32 Seiten · analysierbar mit Doculoud AI

Sie

Wie lange läuft der Vertrag?

Doculoud AI

Der Vertrag hat eine feste Laufzeit von fünf Jahren und endet am 31. Dezember 2030. Zusätzlich ist eine Verlängerungsoption vorgesehen.

Grundlage: Dokumentinhalt

Sie

Welche Kündigungsfrist gilt?

Doculoud AI

Für den Verlängerungszeitraum nennt das Dokument eine Kündigungsfrist von sechs Monaten.

Datenschutz & KI-Souveränität

Ihre Dokumente reisen für die KI nicht um die Welt.

Für Doculoud AI setzen wir auf den IONOS AI Model Hub. Die KI-Verarbeitung findet in deutschen Rechenzentren statt. Ihre Inhalte werden nicht genutzt, um die eingesetzten KI-Modelle zu trainieren oder zu verbessern.

Verarbeitung in Deutschland

Modell-Inferenz und AI-Model-Hub-Dienste werden in IONOS-Rechenzentren in Deutschland betrieben.

Kein Training mit Kundendaten

Prompts, Eingaben und für RAG bereitgestellte Dokumente werden laut IONOS nicht zum Training oder Fine-Tuning der Modelle verwendet.

Zustandslose KI-Anfragen

Der Model Hub verarbeitet Prompts und Ausgaben zustandslos; sie werden nicht als Gesprächsverlauf für spätere Modellnutzung wiederverwendet.

Doculoud bleibt die Zugriffsebene

Mandantentrennung, Benutzerrechte und die geschützte Dokumentenverwaltung bleiben Bestandteil der Doculoud-Architektur.

KI darf Vertrauen nicht voraussetzen. Deshalb machen wir transparent, wo Ihre Daten verarbeitet werden und wofür sie nicht verwendet werden.

Mehr zu Datenschutz & Sicherheit

Die Herausforderung

Dokumente effizient verwalten – Informationen schneller nutzen

Rechnungen, Verträge, Lieferscheine und E-Mails gehören zum Arbeitsalltag. Mit zunehmender Dokumentenzahl steigen nicht nur Aufwand und Suchzeiten – auch wichtige Informationen bleiben in umfangreichen Unterlagen leicht verborgen.

Wiederkehrende Aufgaben kosten Zeit

Dokumente müssen erfasst, indexiert und strukturiert abgelegt werden. Mit wachsendem Dokumentenaufkommen steigt auch der tägliche Verwaltungsaufwand.

Informationen liegen verstreut

Dateien, E-Mails und Papierdokumente verteilen sich auf Postfächer, Laufwerke und lokale Ordner.

Suchen dauert länger als nötig

Ohne zentrale Ablage, Indexdaten und Volltextsuche wird selbst ein einzelnes Dokument schnell zur Geduldsprobe.

Medienbrüche erschweren Abläufe

Dokumente wechseln zwischen Papier, E-Mail, lokalen Verzeichnissen und Fachanwendungen – ein durchgängiger Prozess fehlt.

Änderungen bleiben schwer nachvollziehbar

Ohne zentrale Historie ist nicht eindeutig erkennbar, wer ein Dokument bearbeitet, ersetzt oder weitergegeben hat.

Aufbewahrung braucht Verlässlichkeit

Geschäftsrelevante Dokumente müssen langfristig verfügbar, unverändert und nachvollziehbar aufbewahrt werden.

Die Doculoud-Lösung

Eine Plattform, die sich Ihren Dokumenten anpasst.

Doculoud führt Erfassung, strukturierte Ablage, Suche, KI-gestützte Analyse und nachvollziehbare Archivierung in einer zentralen Lösung zusammen. Flexible Dokumenttypen, frei definierbare Indexfelder und verschiedene Eingangskanäle schaffen die Struktur – Doculoud AI hilft anschließend dabei, vorhandene Inhalte schneller zu verstehen.

Doculoud AI

Aus Dokumenten wird nutzbares Wissen.

Lassen Sie Dokumente zusammenfassen oder stellen Sie gezielte Fragen zu deren Inhalt. Besonders bei umfangreichen Verträgen, Berichten oder technischen Unterlagen sparen Sie sich das manuelle Durcharbeiten vieler Seiten.

KI-Zusammenfassung Dokumenten-Chat Große Dokumente

FRAGE

Fasse die wichtigsten Punkte zusammen.

DOCULOUD AI

• Die Vertragslaufzeit beträgt fünf Jahre.

• Eine Verlängerungsoption ist vorgesehen.

• Für den Verlängerungszeitraum gilt eine Kündigungsfrist von sechs Monaten.

Struktur, die zu Ihrem Unternehmen passt

Erstellen Sie eigene Dokumenttypen für Rechnungen, Verträge, Personalunterlagen oder individuelle Geschäftsprozesse. Passende Indexfelder sorgen dafür, dass jedes Dokument genau die Informationen erhält, die für Ihre Arbeit wichtig sind.

Freitext Datum Checkbox Auswahlfelder

Inhalte durchsuchbar machen

OCR macht auch gescannte und bildbasierte Dokumente im Volltext durchsuchbar. Bei gleichartig aufgebauten Formularen oder Belegen können definierte OCR-Zonen wiederkehrende Informationen gezielt auslesen.

Optional mit OCR-Templates

Finden statt lange suchen

Durchsuchen Sie Indexdaten und Dokumentinhalte zentral. Relevante Treffer werden mit passenden Textausschnitten angezeigt, damit Sie das gesuchte Dokument schneller erkennen und öffnen können.

Feld- und Volltextsuche

Integrität und Historie nachvollziehen

SHA-256-Prüfsummen sichern die Integrität archivierter Dokumente. Versionen, Bearbeitungsschritte und relevante Aktivitäten bleiben in der Dokumenthistorie und im Audit-Protokoll nachvollziehbar.

SHA-256 Versionierung Audit-Protokoll

Zugriffe präzise steuern

Rollen und Berechtigungen regeln, welche Dokumenttypen, Indexfelder und Funktionen Benutzer sehen oder bearbeiten dürfen. So erhalten Mitarbeitende genau den Zugriff, den sie für ihre Aufgaben benötigen.

Granulares Berechtigungssystem

Offen für bestehende Systeme

Über die REST-API lässt sich Doculoud mit Fachanwendungen und individuellen Prozessen verbinden. Der mandantenfähige Aufbau ermöglicht zusätzlich die getrennte Verwaltung eigenständiger Organisationen oder Kundenbereiche.

REST-API Mandantenfähig

Zentrale Suche

Jedes Dokument sofort wiederfinden.

Doculoud durchsucht sowohl Ihre Indexdaten als auch den vollständigen Dokumentinhalt. Relevante Treffer werden mit passenden Textausschnitten angezeigt, sodass Sie das richtige Dokument bereits in der Ergebnisliste erkennen können.

  • Suche über Dokumentinhalt und Indexfelder
  • Relevante Textstellen direkt im Ergebnis
  • Priorisierung passender Suchtreffer
Volltextsuche in Doculoud
Doculoud Volltextsuche mit priorisierten Suchergebnissen und hervorgehobenem Textausschnitt
Volltextsuche mit priorisierten Treffern und Kontextpassagen

So funktioniert es

Der Weg eines Dokuments

Jedes Dokument durchläuft einen klar strukturierten Prozess – von der Erfassung über Archivierung und Suche bis zur KI-gestützten Nutzung vorhandener Informationen.

  1. Schritt 1

    Dokument erfassen

    Dokumente gelangen per Webupload, Mobile App, E-Mail, DocuLoader oder REST-API nach Doculoud.

  2. Schritt 2

    Dokument strukturieren

    Dokumente werden einem Dokumenttyp zugeordnet und mit den passenden Indexfeldern versehen.

  3. Schritt 3

    Sicher archivieren

    Dokumente werden langfristig und nachvollziehbar archiviert. Versionen, Historie und Integritätsprüfung sorgen für Transparenz.

  4. Schritt 4

    Schnell wiederfinden

    Volltextsuche, Dokumententypen und Indexfelder führen schnell und gezielt zum passenden Dokument.

  5. Schritt 5

    Inhalte verstehen & nutzen

    Archivierte Dokumente bleiben jederzeit verfügbar. Doculoud AI kann Inhalte zusammenfassen und gezielte Fragen zum Dokument beantworten.

Ihre Vorteile

Mehr Übersicht weniger Aufwand

Doculoud schafft eine zentrale und nachvollziehbare Grundlage für Ihre Dokumentenverwaltung. Suche, OCR und Doculoud AI machen Informationen schneller auffindbar und verständlich – während Abläufe einheitlich und Zugriffe kontrollierbar bleiben.

Weniger Such-, Lese- und Verwaltungsaufwand

Zentrale Ablage, strukturierte Indexdaten, Volltextsuche und KI-Zusammenfassungen verkürzen den Weg vom Dokument zur gesuchten Information.

Eine intelligente Informationsbasis

Dokumente aus unterschiedlichen Eingangskanälen werden zentral zusammengeführt. Berechtigte Benutzer können Inhalte suchen, lesen und mit Doculoud AI gezielter erschließen.

Einheitliche Ablagestrukturen

Dokumenttypen und frei definierbare Indexfelder sorgen für klare Strukturen – unabhängig davon, wer ein Dokument erfasst.

Nachvollziehbare Dokumenthistorie

Versionen, Aktivitäten und Integritätsprüfungen helfen dabei, Veränderungen und relevante Vorgänge transparent nachzuvollziehen.

Flexibel an Ihre Abläufe anpassbar

Eigene Dokumenttypen, Indexfelder, Berechtigungen und Eingangskanäle ermöglichen eine Lösung, die sich an Ihren tatsächlichen Anforderungen orientiert.

Sicher und langfristig verfügbar

Verschlüsselte Verbindungen, kontrollierte Zugriffe und Integritätsprüfungen unterstützen eine verlässliche und langfristige Dokumentenablage.

Dashboard · Doculoud
Doculoud Dashboard mit Dokumentenstatistik, Benutzerkonten, Dokumenttypen und den letzten Aktivitäten

Dashboard-Ansicht in Doculoud

Entwickelt für den Arbeitsalltag

Alle wichtigen Informationen auf einen Blick

Das Dashboard liefert einen schnellen Überblick über den aktuellen Dokumentenbestand, Benutzer, Dokumenttypen und Aktivitäten. So erkennen Sie auf einen Blick, was in Ihrem Archiv passiert – ohne zwischen verschiedenen Bereichen wechseln zu müssen.

  • Aktuelle Dokumentenstatistik – Dokumente, Entwürfe und Papierkorb im Überblick.
  • Systemaktivitäten – Neue Dokumente und Benutzeraktionen jederzeit nachvollziehbar.
  • Direkter Einstieg – Von der Übersicht direkt zu Dokumenten, Benutzern oder Dokumenttypen.

Für wen eignet sich Doculoud?

Für jeden, der Dokumente effizient verwalten möchte.

Ob Unternehmen, Verein, Behörde oder Privatperson – Doculoud schafft Ordnung, sorgt für schnellen Zugriff und unterstützt eine strukturierte Dokumentenverwaltung.

Unternehmen mit wachsenden Dokumentenbeständen

Rechnungen, Verträge, Korrespondenz und weitere Geschäftsunterlagen werden zentral abgelegt und bleiben auch bei steigenden Dokumentenmengen übersichtlich.

Teams mit verteilten Ablagen

Dokumente aus E-Mails, lokalen Ordnern, mobilen Geräten und Fachanwendungen werden an einem zentralen Ort zusammengeführt.

Organisationen mit einheitlichen Abläufen

Dokumenttypen, Indexfelder und Berechtigungen schaffen klare Strukturen und unterstützen nachvollziehbare Arbeitsweisen im gesamten Team.

Unternehmen mit hohen Anforderungen an Nachvollziehbarkeit

Versionierung, Integritätsprüfung, Dokumenthistorie und Audit-Protokoll unterstützen eine transparente und kontrollierte Dokumentenverwaltung.

Einsatzmöglichkeiten

Was möchten Sie verwalten?

Ob private Unterlagen oder umfangreiche Unternehmensarchive – mit frei definierbaren Dokumenttypen und individuellen Indexfeldern passt sich Doculoud flexibel an Ihre Anforderungen an - nicht umgekehrt!

Rechnungen Verträge Personalakten Gesundheitsunterlagen Lieferscheine Immobilienunterlagen Fahrzeugunterlagen Korrespondenz Projektdokumente Technische Dokumentation Vereinsunterlagen Steuerunterlagen Eigene Dokumenttypen erstellen

Sicherheit & Datenschutz

Ihre Dokumente bleiben in Deutschland.

Doculoud wird vollständig in Deutschland entwickelt und betrieben. Entwicklung, Hosting, Verarbeitung und Datenspeicherung erfolgen ausschließlich innerhalb Deutschlands. So behalten Sie die Kontrolle über Ihre Daten und setzen auf eine Infrastruktur mit kurzen Wegen, hohen Datenschutzstandards und ohne Übertragung in Drittstaaten.

Deutschland

Entwicklung in Deutschland

Doculoud wird vollständig in Deutschland entwickelt und kontinuierlich weiterentwickelt. Auch technischer Betrieb und Support erfolgen von Deutschland aus.

Deutschland

Hosting in Deutschland

Die Plattform wird auf eigener Serverinfrastruktur in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland betrieben.

Deutschland

Datenspeicherung in Deutschland

Dokumente, Metadaten und Backups werden ausschließlich auf Server- und Speicherinfrastruktur in Deutschland gespeichert.

Verschlüsselte Kommunikation

Sämtliche Datenübertragungen zwischen Benutzern, Anwendungen und Systemkomponenten erfolgen über verschlüsselte Verbindungen.

Zugriffs- und Berechtigungsschutz

Zwei-Faktor-Authentifizierung, Rollen und Rechte, individuelle Passwortrichtlinien, automatische Session-Timeouts sowie IP-Whitelist und IP-Blacklist schützen den Zugang zu sensiblen Dokumenten.

Integrität & Nachvollziehbarkeit

SHA-256-Integritätsprüfungen, Versionierung, Dokumenthistorie und Audit-Protokoll helfen dabei, Änderungen transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren.

Datenstandort Deutschland
Keine Drittstaatenübertragung
TLS-verschlüsselte Kommunikation
Mehrstufiger Zugriffsschutz

Geschützter Zugang

Sicherheit beginnt bereits bei der Anmeldung

Jeder Benutzer arbeitet mit einem eigenen Konto und individuell konfigurierbaren Berechtigungen. Mehrere aufeinander abgestimmte Sicherheitsfunktionen helfen dabei, unberechtigte Zugriffe zu verhindern und aktive Sitzungen kontrolliert zu schützen.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Zusätzlicher Sicherheitsfaktor neben dem Passwort.

Rollen und Berechtigungen

Individuelle Zugriffe nach Aufgabe und Verantwortung.

Individuelle Passwortrichtlinien

Vorgaben für Länge, Komplexität und Gültigkeit.

Automatische Session-Timeouts

Inaktive Sitzungen werden nach definierter Zeit beendet.

IP-Whitelist und IP-Blacklist

Zugriffe lassen sich auf freigegebene Netzwerkbereiche beschränken oder für bestimmte IP-Adressen gezielt sperren.

Doculoud Login mit optionaler Zwei-Faktor-Authentifizierung
Geschützte Anmeldung mit individuell konfigurierbaren Sicherheitsrichtlinien

FAQ

Antworten auf die wichtigsten Fragen

Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen rund um Funktionen, Sicherheit, Einführung und Einsatzmöglichkeiten von Doculoud.

Doculoud ist eine webbasierte Plattform zur zentralen Dokumentenverwaltung. Dokumente lassen sich erfassen, strukturieren, sicher archivieren und innerhalb weniger Sekunden wiederfinden. Dank frei definierbarer Dokumenttypen und individueller Indexfelder passt sich Doculoud unterschiedlichsten Anwendungsbereichen an – von privaten Unterlagen bis zu umfangreichen Unternehmensarchiven.

Doculoud eignet sich für Unternehmen, Vereine, Organisationen und Privatpersonen, die ihre Dokumente strukturiert verwalten möchten. Ob Rechnungen, Verträge, Personalakten oder private Unterlagen – die Plattform lässt sich flexibel an unterschiedliche Anforderungen anpassen.

Dokumente können auf verschiedenen Wegen erfasst werden: per Webupload, Mobile App, automatischem E-Mail-Eingang, DocuLoader für Windows und macOS oder über die REST-API. Alle Dokumente werden anschließend zentral verwaltet.

Ja. Doculoud erkennt den Text in gescannten Dokumenten per OCR und macht ihn durchsuchbar. Für Dokumente mit gleichbleibendem Aufbau können zusätzlich OCR-Zonen und Templates verwendet werden, um Informationen automatisch auszulesen und Indexfeldern zuzuordnen. Jeder Dateityp der in Doculoud abgelegt werden kann, wird OCR gelesen.

Ja. Doculoud wird vollständig in Deutschland entwickelt und betrieben. Hosting, Verarbeitung und Datenspeicherung erfolgen ausschließlich in Deutschland. Verschlüsselte Kommunikation, Rollen- und Rechteverwaltung, Zwei-Faktor-Authentifizierung sowie weitere Sicherheitsmechanismen schützen Ihre Dokumente.

Ja. Dokumenttypen und Indexfelder lassen sich individuell konfigurieren. Dadurch passt sich Doculoud an Ihre Dokumente an – nicht umgekehrt.

Nein. Dokumente können zunächst zentral erfasst und anschließend Schritt für Schritt strukturiert werden. Mit Dokumenttypen, individuellen Indexfeldern und der Volltextsuche behalten Sie auch bei großen Dokumentenbeständen den Überblick.

Nein. Doculoud lässt sich flexibel in bestehende Prozesse integrieren. Dokumente können weiterhin über unterschiedliche Eingangskanäle erfasst und vorhandene Arbeitsweisen schrittweise übernommen werden.

Ja. Sie können Doculoud 14 Tage kostenlos testen oder sich die Software in einer persönlichen Online-Demo vorstellen lassen. Gemeinsam prüfen wir, wie sich Ihre Dokumentenprozesse optimal abbilden lassen.

Starten Sie ohne Wartezeit

Testen Sie Doculoud kostenlos.

Nach der Registrierung wird Ihr persönlicher Testaccount automatisch eingerichtet. Innerhalb weniger Minuten können Sie Doculoud mit Ihren eigenen Dokumenten ausprobieren – kostenlos und unverbindlich für 14 Tage.

  • 14 Tage kostenlos testen
  • Testaccount wird automatisch eingerichtet
  • Innerhalb weniger Minuten startbereit
  • Unterstützung bei Fragen und Einrichtung
14 Tage kostenlos testen

Keine Wartezeit und keine manuelle Freischaltung.

Persönliche Beratung

Vereinbaren Sie eine Online-Demo.

Erzählen Sie uns kurz, welche Dokumente Sie verwalten möchten. Gemeinsam schauen wir uns an, wie Doculoud Ihre Arbeitsweise unterstützen und sinnvoll in Ihre Abläufe integriert werden kann.